仮想ビューによるドキュメント管理

ドキュメント・インテリジェンスは、仮想ビューを使って、ディレクトリのような物理的な構造に縛られない、利用者の目的に応じた論理的な表示を行うことができます。仮想ビューを使うことで、ディレクトリパス情報や適切な検索キーワードを知らなくても、必要な情報を漏れなく探し出すことができ、情報管理に要する時間を大幅に短縮することができます。

プロジェクト管理を例にとると、ファイルサーバでドキュメントを管理する場合、作業チーム単位にディレクトリを分けるなど、作業管理が行いやすい方法で運用されていることが多くみられます。ただし、成果物がディレクトリ単位で分かれてしまうと、プロジェクト全体を俯瞰した成果物の管理が困難になります。そこで、ドキュメント・インテリジェンスは、ドキュメントのメタデータにドキュメントが該当するＷＢＳ番号を記入することで、ディレクトリ構造と関係なく、ＷＢＳのタスクツリー上で成果物を表示することができます。このように目的に適した仮想ビューを利用することでドキュメント管理業務の生産性向上が望めます。 

メリット

ドキュメント管理業務の生産性向上

 

メンバーのスキル分析

ドキュメント・インテリジェンスは、ドキュメントに含まれるノウハウなどの情報を抽出、収集し、メンバーのスキル分析を行うことができます。スキル分析を行うことによって、アサインのミスマッチやメンバーのスキル不足を補う施策を打つことができます。

情報システム部門でスキル分析を実施する作業を例にとると、ドキュメント・インテリジェンスは、プロジェクトの各種成果物から、プロジェクトの利用技術と担当メンバーの情報をメタデータとして抽出・蓄積することで、実績をもとにしたスキルマップを自動的に作成することができます。情報システム部門責任者は、このスキルマップを使って、複数のメンバーのスキルを比較することで、アサインの指標にしたり、スキルが不足していると思われる部員には、適切な研修の受講を促すなど、戦略的な人材育成計画を立てることができます。さらに分析を進めたい場合は、エクセルファイルに出力し、エクセル上で分析作業を進めるということも可能です。 

メリット

アサインのミスマッチを回避

計画的な教育計画による部門のレベルアップ

 

可視化（見える化）を利用し 商品開発 

ドキュメント・インテリジェンスは、さまざまなデータソースから情報を収集し、市場のニーズを分析することができます。この分析を実施することで、市場により受け入れられやすい商品、またはサービスを企画することができます。

新商品の開発を例にとると、ドキュメント・インテリジェンスは、商品に関する広告資料、アンケート結果、クレーム情報から顧客のニーズを抽出し、新商品にはどのような機能が必要なのか、もしくは不要なのかを分析することができます。商品企画者は、この分析結果を使って、商品開発の早い段階から、どのような商品を開発していくかを判断・検討することができます。また、 同じデータソースを使って、商品の不具合に関する情報を抽出し、障害の傾向を分析することで、障害が発生する前に手を打つなどの施策立案にも役立ちます。 

メリット

新商品の企画・開発の省力化

不具合の原因究明・品質改善

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